IL RUOLO DELL’ODV
Una funzione centrale nel sistema 231.
L’Organismo di Vigilanza (OdV) rappresenta uno degli elementi centrali del sistema delineato dal D.Lgs. 231/2001.
Ha il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo e di verificarne nel tempo l’adeguatezza rispetto all’evoluzione dell’organizzazione, delle attività svolte e del quadro normativo, formulando agli organi competenti le eventuali proposte di aggiornamento.
L’efficacia dell’OdV non dipende soltanto dalla sua formale istituzione, ma dalla concreta disponibilità di autonomia, indipendenza, professionalità, continuità d’azione e adeguati flussi informativi.
Un Organismo di Vigilanza realmente operativo deve conoscere la struttura aziendale, comprendere i processi sensibili, verificare l’attuazione dei protocolli e mantenere un dialogo costante con le funzioni coinvolte nel sistema di controllo interno.
COSA FA L’ODV
Vigilanza, verifiche e flussi informativi.
- predisposizione e aggiornamento del Piano annuale di vigilanza;
- svolgimento di audit e verifiche sulle aree e sui processi maggiormente esposti ai rischi 231;
- analisi dei flussi informativi periodici e ad evento trasmessi dalle funzioni aziendali;
- verifica dell’attuazione delle procedure e dei protocolli previsti dal Modello;
- monitoraggio delle modifiche organizzative, societarie e normative che possono incidere sul sistema 231;
- esame delle eventuali segnalazioni rilevanti ai fini del Modello;
- verifica dell’effettivo svolgimento delle attività di informazione e formazione;
- verbalizzazione delle riunioni e delle attività svolte;
- predisposizione delle relazioni periodiche destinate agli organi societari competenti;
- formulazione di proposte di aggiornamento e miglioramento del Modello.
IL METODO
Un’attività di vigilanza concreta.
L’OdV non deve limitarsi a verificare la presenza formale di procedure e documenti.
L’attività di vigilanza deve essere costruita sulla reale esposizione dell’organizzazione ai rischi, sulla conoscenza dei processi aziendali e sulla capacità di individuare tempestivamente anomalie, carenze dei presidi o cambiamenti che possano rendere necessario un intervento sul sistema 231.
Per questo motivo, l’attività dell’Organismo di Vigilanza deve essere coordinata, ove opportuno, con gli altri sistemi di controllo presenti nell’organizzazione, evitando duplicazioni e valorizzando audit, controlli interni, sistemi di gestione certificati e flussi informativi già esistenti.
IL NOSTRO SUPPORTO
Incarichi OdV e assistenza specialistica.
Joinus4u offre un servizio completo in materia di Organismi di Vigilanza, che comprende sia l’assunzione diretta dell’incarico di OdV, sia l’assistenza tecnica e operativa agli Organismi di Vigilanza già nominati dalle società.
- assunzione dell’incarico di Organismo di Vigilanza, sia in composizione monocratica sia collegiale;
- supporto tecnico e operativo a Organismi di Vigilanza già costituiti;
- predisposizione e aggiornamento del Piano annuale di vigilanza;
- programmazione e conduzione di audit e verifiche 231 sulle aree e sui processi sensibili;
- definizione, organizzazione e monitoraggio dei flussi informativi verso l’OdV;
- analisi delle informazioni e delle segnalazioni rilevanti ai fini del Modello 231;
- predisposizione di verbali, report e relazioni periodiche agli organi societari;
- monitoraggio delle modifiche normative, organizzative e societarie rilevanti ai fini del D.Lgs. 231/2001;
- verifica dell’attuazione e dell’efficacia del Modello e formulazione di proposte per il suo aggiornamento;
- coordinamento, ove opportuno, dell’attività di vigilanza con le altre funzioni di controllo e con i sistemi di gestione adottati dall’organizzazione.
Nello svolgimento diretto dell’incarico, l’attività viene programmata secondo un approccio risk based, definendo frequenza e profondità delle verifiche in funzione dei rischi concretamente rilevanti per l’organizzazione e assicurando tracciabilità delle attività svolte, autonomia di valutazione e continuità dell’azione di vigilanza.
L’obiettivo è rendere l’Organismo di Vigilanza una componente effettiva del sistema di controllo e di governance dell’impresa, evitando che l’attività di vigilanza si riduca a un adempimento meramente documentale.
ORGANISMO DI VIGILANZA
Valutiamo da dove cominciare.
Possiamo assumere direttamente l’incarico di OdV o affiancare l’Organismo già nominato nella strutturazione delle attività di vigilanza.