1. Finalità
La procedura disciplina effettuazione, ricezione, gestione e trattamento delle segnalazioni rilevanti ai sensi del D.Lgs. 24/2023, del D.Lgs. 231/2001 e della normativa in materia di protezione dei dati personali. Joinus4u garantisce la tutela del segnalante contro ritorsioni, discriminazioni o penalizzazioni.
2. Ambito soggettivo
Possono segnalare dipendenti, collaboratori, consulenti, tirocinanti, membri dell’Organismo di Vigilanza e soggetti che intrattengono rapporti professionali con la Società.
3. Oggetto della segnalazione
Possono essere segnalate violazioni del Modello 231 e del Codice Etico, condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, violazioni rilevanti ai sensi del D.Lgs. 24/2023 e comportamenti che possano arrecare danno economico, reputazionale o legale alla Società. Non rientrano contestazioni personali, richieste HR ordinarie o segnalazioni manifestamente infondate o diffamatorie.
4. Canale di segnalazione
Joinus4u utilizza una piattaforma informatica basata su GlobaLeaks. Il canale è accessibile all’indirizzo:
https://wb.arnova.it/t/43f60605-5fa2-463d-b5f0-d20d8a4c0b4e/#/
La piattaforma garantisce anonimato, se scelto dal segnalante, cifratura, protezione dell’identità, separazione dei dati e tracciabilità delle comunicazioni. Non sono ammessi canali informali quali WhatsApp, email personali o comunicazioni verbali non formalizzate.
5. Modalità di segnalazione
La segnalazione deve contenere, ove possibile, descrizione chiara e circostanziata dei fatti, data o periodo, soggetti coinvolti, eventuali documenti e indicazione se anonima o nominativa. Le segnalazioni anonime sono valutate se sufficientemente circostanziate.
6. Gestione della segnalazione
Il soggetto incaricato della gestione è l’Organismo di Vigilanza. Le fasi previste sono: ricezione; conferma entro 7 giorni; istruttoria; eventuale richiesta di integrazioni; conclusione entro 3 mesi; comunicazione dell’esito al segnalante. Ogni fase è documentata e conservata in modo riservato.
7. Tutela del segnalante
Joinus4u vieta qualsiasi forma di ritorsione, tra cui licenziamento, demansionamento, trasferimento, mobbing, discriminazione e valutazioni negative ingiustificate. Ogni atto ritorsivo è nullo.
8. Tutela del segnalato
La persona segnalata è informata quando l’istruttoria lo consente, ha diritto al contraddittorio e gode della presunzione di innocenza. La segnalazione non comporta automaticamente responsabilità disciplinare.
9. Trattamento dei dati personali
I dati sono trattati nel rispetto del GDPR e del D.Lgs. 24/2023, con conservazione per massimo 5 anni dalla chiusura del procedimento, accesso limitato ai soggetti autorizzati e separazione logica e fisica dei dati.
10. Archiviazione e reportistica
L’OdV registra le segnalazioni in un registro riservato e riporta in forma anonima nella relazione annuale 231 il numero delle segnalazioni ricevute, la tipologia e gli esiti.
11. Sanzioni disciplinari
Sono sanzionabili le segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave, gli atti di ritorsione e la violazione degli obblighi di riservatezza, secondo il sistema disciplinare vigente.
12. Formazione e diffusione
La procedura è pubblicata sul sito aziendale, resa disponibile ai dipendenti, oggetto di formazione specifica e richiamata nel Modello 231.
L’Amministratore Unico
Gabriele Sereni